Une bonne gestion, ce n'est pas que des chiffres, c'est aussi un état d'esprit
Les clés sont l'organisation et savoir garder l'esprit ouvert.
Bilan de la situation
Avant de savoir où on va, il faut savoir d'où on part. On commence par les bases : Faire un bilan de la situation actuelle
Le principe
Faire la procédure étape par étape du fonctionnement global de l'entreprise
Faire un constat détaillé de ce qui ne fonctionne pas à chaque étape de la procédure
Concrètement
Dessiner un schéma avec toutes les étapes, le lien entre elles et ce qui ne fonctionne pas ou devrait être amélioré pour chacune d'entre elles.
Exemple : Bilan Commercial
Ce bilan peut s'appliquer à tous les secteurs de la gestion d'entreprise : Administratif, Commercial, Ressources Humaines, Production, Finances, ...
Amélioration continue
La gestion c'est simple si l'on suit le principe suivant : Agir en permanence pour s'améliorer.
Souvent on présente la roue de Deming qui est une démarche qualité. Pour cela, il suffit de suivre chaque étape des schémas ci-dessous.
Planifier
Comme nous avons constaté ce qui ne va pas et à quelle étape grâce au Bilan de la situation, nous pouvons maintenant définir une stratégie.
Attention, tous les points d'amélioration ne pourront être traités en même temps. Il est bien d'en cibler un ou deux pour commencer.
Le principe :
- Noter les nouvelles actions à mettre en place pour mieux faire fonctionner l'entreprise
- Définir les indicateurs pour mesurer l'efficacité des actions menées
- Planifier ces actions dans le temps et définir les durées
Concrètement
1. Commencer par choisir l'élément à changer qui vous parait le plus important.
Exemple : Par rapport au bilan précédent nous choisissons l'amélioration de la trésorerie.
2. Refaire le schéma étape par étape du fonctionnement de l'entreprise en ajoutant les actions à mener à chacune des étapes.
Exemple : Pour améliorer sa trésorerie, l'entreprise devra suivre les actions suivantes
3. Préparer un tableau avec les indicateurs
Exemple : Créer un tableau pour suivre les encaissements d'acompte et de règlements clients (nom client, informations sur la commande ou la facture, type de paiement, ...)
4. Définir une date de démarrage pour cette nouvelle procédure et définir la durée pour chaque action
Exemple : Définir des dates pour les paiements et les relances de paiement ainsi que les conditions (au delà de 2 relances, le client recevra une mise en demeure de payer, ...)
Astuce :
Ici nous avons fait le choix d'améliorer la trésorerie mais d'autres stratégies sont possibles : Augmenter son chiffre d'affaires, augmenter la satisfaction client ou de ses employés, diminuer ses coûts de production, etc...
Un tableau d'Eisenhower ci-contre peut vous aider à choisir ou même organiser vos tâches au quotidien.
Réaliser
Il s'agit uniquement de suivre le nouveau planning en respectant les délais demandés.
Mesurer et Analyser
Après avoir réalisé la nouvelle procédure en ayant suivi chaque étape et respecté les délais demandés, nous pouvons ici regarder et analyser les efforts effectués.
Ceux sont les indicateurs de performances qui vont nous aider. Les chiffres interviennent ici.
Le principe
- Enregistrement des mesures suite à la réalisation des actions
- Vérification des mesures et contrôle
- Analyse des résultats
Concrètement
1. Noter au fur et à mesure des nouvelles actions les résultats
Exemple : Noter le jour des paiements clients (acomptes et factures).
2. Être rigoureux dans les enregistrements. Ajouter des colonnes ou lignes de contrôle dans le tableau des indicateurs.
Exemple : Sur le tableau des paiements clients, nous ajoutons une colonne "État du paiement". Il s'agit d'y noter (ou avec une formule de calcul sous Excel par exemple) où en est le paiement du client à la date du jour (fait, retard, 2 jours avant paiement, ...)
3. Reprendre le tableau et faire un bilan. Regarder les différences par rapport au Bilan de la situation.
Exemple : Reprendre le nombre de paiements en retard du Bilan de situation et le comparer à celui du tableau des paiements clients.
Astuces :
Essayez au maximum de rester rigoureux sur l'enregistrement de vos mesures. Cela vous permet d'avoir des chiffres à jour et de contrôler votre gestion à chaque moment.
Voici quelques chiffres à suivre et des notions à prendre en compte :
- Administratif : Durée moyenne de traitement d'un dossier - Durée moyenne du traitement d'une réclamation - Délai moyen pour la rédaction d'un devis - Durée moyenne d'une communication téléphonique, ...
- Commercial : Chiffre d'affaires - Marge commerciale - Quantité vendues, ...
Exemple : Taux de renouvellement client, on peut utiliser la méthode ABC ci-contre pour mieux connaître son panel de clients mais aussi adapter la stratégie de fidélisation.
- Production : Coûts de production - Montant des achats - Montant des stocks
- Finances : Seuil de rentabilité - Fond de roulement - Besoin en fond de roulement - Trésorerie.
Exemple : Pour un bon bilan comptable, regardez les informations ci-dessous.
Corriger
Une fois que tout a été mesuré et analysé, il suffit de corriger les actions qui n'ont pas donné satisfaction. Puis, vous pouvez relancer une nouvelle stratégie en reprenant l'étape Planifier.
Complément d'informations
Ce cycle d'Amélioration continue repose aussi sur des facteurs extérieurs à l'entreprise qui sont à prendre en compte : le Marché, l’Économie générale, le Droit, l’Écologie, ...
Il faut donc rester informé et bien communiquer pour rester acteur de son marché. Pour ce faire, abonnez-vous à des newsletter pour chef d'entreprise comme Gautier Girard, CCI ou CMA de votre région, Libres et Heureux, Service Public pour les Pro. Ces sites vous donneront régulièrement des conseils ou des informations sur la gestion d'entreprise ou des informations légales
