Assurez-vous une trésorerie sans ennuis
Il s'agit d’éléments particulièrement sensibles, OXYGÈNE Assistanat vous garantit donc une totale confidentialité sur les documents échangés lors de la réalisation de ces prestations.
Suivi règlement client pour une gestion d'entreprise saine
Facturation client - Enregistrement des factures clients - Relance de paiements
Facturation client
OXYGÈNE Assistanat s'occupe d'externaliser la facturation de votre entreprise pour vous faire gagner du temps.
La facture est un document légale qui doit contenir certains éléments obligatoires. C'est pourquoi, la facturation demande une attention particulière afin d'être réalisée convenablement. Si vous avez déjà fait confiance à OXYGÈNE Assistanat pour la rédaction de vos devis, il vous suffira de suivre les points 3 et 4.
1. Rendez-vous pour établir le mode de fonctionnement entre vous et OXYGÈNE Assistanat (transfert des idées et informations, logiciel à utiliser). Vous transmettez à OXYGÈNE Assistanat les informations légales à mettre sur la facture.
2. Transfert des idées ou du devis
- Dans le cas où vous ne rédiger pas de devis au préalable, OXYGÈNE Assistanat vous propose des solutions de transfert d'informations sur la page suivante : Transfert des idées.
- Dans le cas où vous rédigez un devis et ou bon de livraison avant la facture, vous pouvez les transmettre à votre Assistante.
3. Enregistrement de la facture sur le logiciel suivant les modalités prévues pendant le rendez-vous : le logiciel professionnel de votre Assistante ou votre logiciel interne ou votre logiciel en ligne
4. Envoi de la facture à votre client et vous par mail ou courrier.
OXYGENE Assistanat vous propose ensuite la relance des paiements.
Enregistrement des factures client
Une méthode simple qui vous permet de fournir vos documents plus facilement à votre comptable.
Si vous facturez sur des carnets, OXYGENE Assistanat se charge d'enregistrer vos factures sur informatique.
1. Rendez-vous pour comprendre votre méthode de facturation et votre fonctionnement avec votre comptable.
2. Transfert des carnets de facturation à votre Assistante.
3. Enregistrement de la facture par votre Assistante dans un logiciel professionnel.
4. Envoi des factures à vous (sauvegarde informatique) et à votre comptable.
OXYGENE Assistanat vous propose ensuite la relance des paiements.
Relance des paiements
La relance de paiement ou relance de débiteur ou relance clients suit une procédure jusqu'à 4 étapes.
La première relance cordiale se fait par téléphone ou courrier.
La seconde relance se fait par courrier recommandé avec demande de règlement sous huit jours.
Le courrier suivant est une mise en demeure de payer envoyé en recommandé avec accusé réception. Le client doit faire son règlement sous 48 heures.
Dans le cas où la facture n'est pas toujours pas réglée, vous pouvez lancer une injonction de payer auprès d'un greffier (tribunal de commerce, tribunal d'instance ou de la juridiction selon le type de client et le montant de la facture). Cette procédure lance le passage d'un huissier.
Comme il s'agit souvent d'une opération chronophage, OXYGÈNE Assistanat vous porte assistance :
1. Rendez-vous pour établir la procédure de relance paiements adaptée à votre entreprise (nombre de première relance, première relance sous forme d'appel téléphonique ou de courrier, mode de transfert d'informations concernant les règlements reçus, ...).
2. Transfert des factures à votre Assistante. Étape inutile si vous avez déjà fait confiance à OXYGENE Assistanat pour la rédaction de vos factures.
3. Relances faites par votre Assistante suivant la procédure établis lors du rendez-vous. Toutes les relances et informations collectées sont notées sur un tableau récapitulatif fourni par votre Secrétaire Indépendante.
4. Envoi du tableau récapitulatif à vous par mail.
