Procédure pour une déclaration à la CNIL

• Suivre la Déclaration à la CNIL en indiquant votre secteur d'activité (entreprise privée, profession libérale, ...) et le type de fichier concerné (gestion du personnel, relation client, ...).

La CNIL vous liste les différents fichiers à déclarer suivant votre activité et votre gestion. Exemple : les Fichiers Clients-prospects et vente en ligne (Norme simplifiée N°48).

Chaque fichier à déclarer vous informe sur les secteurs exclus, les finalités du fichier, les utilisations exclues, les données concernées et exclues, la durée de conservation des données, la liste des oppositions, les destinataires des données, informations à donner, la sécurité et les transferts de données hors UE.

• Ajouter le fichier à déclarer à votre sélection puis accéder au formulaire.
• Remplir le formulaire avec les informations liées à votre entreprise et au responsable du fichier, votre utilisation du fichier et la validation de ces informations. Vous recevez ensuite par mail et courrier votre numéro de déclaration à la CNIL.

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Conditions d'un devis obligatoire

La loi oblige un devis pour des achats ou prestations :

• au-delà de 1 500 €
• de travaux et dépannage (à partir de 150 €)
• de prestations de service à la personne (à partir de 100 € par mois ou à la demande du client).
• de professionnels de la santé (dépassement d'honoraire supérieur à 70 €)
• de professionnels de l'optique (sans limite de montant de montant et devis gratuit)
• de déménagement (devis gratuit)
• 
  

Cas particulier du Service à la Personne

Le devis doit être gratuit et personnalisé (depuis le 01/07/15) et doit être conservé1 an minimum par le professionnel.

Ce dernier doit afficher sur ses offres et lieux de vente les informations liées aux conditions d'obtention du devis.

Le numéro de déclaration ou d'agrément du prestataire doit être noté sur le devis. Certaines mentions complémentaires liées au placement de travailleurs pour les mandataires, mis à disposition ou prestataire doivent être ajoutées. Les avantage fiscaux ou sociaux doivent être signalés clairement.

Contenu obligatoire d'un devis

Le devis doit contenir les informations liées :

• au document (date et durée de validité)
• au fournisseur de service ou produit (nom, raison sociale, adresse de l'entreprise, numéro de téléphone et adresse mail)
• à l'entreprise du fournisseur (statut et forme juridique de l'entreprise,RCS et la ville d'immatriculation pour les commerçants, numéro au Répertoire des métiers pour les artisans, numéro de TVA)
• au client (nom et adresse)
• aux conditions des travaux ou prestations (date de début, durée estimée, description de chaque prestation, quantité, prix unitaire ou horaire ou forfait de main d’œuvre, frais déplacement, mode de livraison et exécution)
• aux mode de règlement et service après vente (conditions de réclamation, garanties)
• au montant (total HT, total TTC et taux TVA)
• prix du devis (gratuit ou payant suivant le secteur d'activité)
• à l'assurance professionnelles (pour les métiers réglementés)

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• Les supports proposés et les livrables

Il s'agit là de décrire les documents qui seront remis au client ainsi que leur utilisation par les deux parties.

• Délais

Les dates intermédiaires de réalisation et date prévisionnelles de fin sont détaillées pour chaque étape de la mission. Cette partie informe le client sur les conditions de respect des délais

• Responsabilités, obligations et Annexes

Cette partie renvoie aux Conditions Générales de Prestations

• Équipe proposée

Le nom du responsable et de ses équipiers sont indiqués pour que le client connaissent les intervenants.

• Honoraires

Cette partie renvoie au Devis

• Délai de rétractation

Suivant le lieu où la transaction a été signée, le client peut faire valoir son droit de rétractation suivant le Code de la Consommation Article L121-21

• Acceptation des termes de la mission

Le client et le fournisseur de prestation doivent signer, dater avec la mention Bon pour accord afin de valider le document en double exemplaire.

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Les mentions non obligatoires mais conseillées

• L'identité du prestataire (nom, raison sociale, adresse, statut, forme juridique, Siret, RM ou RCS, numéro de TVA)
• Le champ d'application de ces CGP
• Obligations du prestataire et du client
• Le type de prestation
• Les modalités de déplacement et de transfert de données
• Le fonctionnement du devis
• Les conditions de validation de la commande
• Les modalités d'annulation ou de modification du contrat de mission
• Le fonctionnement de la livraison et de la facturation
• Les réserves de propriété
• La responsabilité du prestataire et du client
• Les modalités en cas de litige
• L'assurance du prestataire
• La confidentialité

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Contenu obligatoire d'une facture

C'est l'Article L441-3 du Code du Commerce qui donne le détail des mentions légales.

La facture doit contenir les informations liées :

• au document (numéro de facture unique chronologique et continu, date de la facture et date d'échéance)
• au fournisseur de service ou produit (nom, raison sociale, siège sociale, adresse de l'entreprise, numéro de téléphone et adresse mail)
• à l'entreprise du fournisseur (statut et forme juridique de l'entreprise, montant du capital social,RCS et la ville d'immatriculation pour les commerçants, numéro au Répertoire des métiers pour les artisans, numéro de TVA et NAF)
• au client (nom, adresse de l'entreprise, numéro de TVA, adresse de livraison)
• aux conditions des travaux ou prestations (date de début, description de chaque prestation, quantité, prix unitaire HT ou horaire ou forfait de main d’œuvre, frais déplacement, date de livraison, remise, rabais et ristourne, )
• aux règlement (montant pénalité de retard, montant indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement) et service après vente (conditions de réclamation, garanties)
• au montant (total HT, total TTC, taux TVA, montant et date de l'acompte, montant escompte et conditions)
• prix du devis (gratuit ou payant suivant le secteur d'activité)
• à l'assurance professionnelle (pour les métiers réglementés)
• au cas des exonérés de TVA (TVA non applicable, Article 293 B du CGI)

Détails des cas particuliers (type de gérance, contrat d'appui, liquidation judiciaire, ...) à mentionner sur les factures sur le site de Legifrance. Les mentions fiscales particulières sont sur l'Article 242 nonies A. Les mentions légales pour la sous-traitance sont sur le Service Public. Le numéro de TVA est obligatoire pour les factures supérieures à 150 € HT.

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Coût d'un employé

Montant du chèque que vous versez à la fin du mois au salarié = salaire net

Montant moyen des cotisations sociales (patronales et salariales) = 64 % du salaire brut

• Votre salarié vous coûte = salaire net + 64 % du salaire brut pour les cotisations

Cette somme ne comprend pas les charges indirectes (coûts liés au recrutement et à la formation du nouveau salarié).

Exemple :

Montant mensuel brut (MMB) = 1500 €

Salaire net = MMB - 22 % = 1500 - (1500 x 22 / 100) = 1170 €

64 % du salaire brut = MMB x 64 % = 1500 x 64 / 100 = 960 €

Coût total de votre employé = 1170 + 960 = 2130 €

Autre calculs plus simples :

Montant mensuel brut x 1.42 ou Montant mensuel net x 1.82

Civil et Commercial

Contrat commercial : 5 ans

Garanties fournies au client : 2 ans

Contrat par voir électronique (à partir de 120 €) : Date de livraison + 10 ans

Contrat d'acquisition ou cession de biens immobiliers ou fonciers : 10 ans

Correspondances commerciales : 5 ans

Documents bancaires (talons de chèques, relevés bancaires, ...) : 5 ans

Documents de transport de marchandises : 5 ans

Déclaration en douane : 3 ans

Police d'assurance : Date de résiliation + 2 ans

Documents sur la propriété intellectuelle (brevet, marque, ...) : Date de fin de protection + 5 ans

Dossier d'avocat : Date de fin de mandat + 5 ans

Comptabilité

Livre et registre comptables (journal, grand livre, inventaire, ...) : Date de clôture d'exercice + 10 ans

Pièces liées aux clients et fournisseurs (bon de commande, livraison, factures clients, ...) : Date de clôture d'exercice + 10

ans

Fiscalité

Impôts sur le revenu, société et locaux : Date de déclaration + 6 ans

Bénéfices Industriels et Commerciaux, Non Commerciaux et Bénéfices Agricoles : Date de déclaration + 6 ans

Cotisations Foncières des Entreprises : Date de déclaration + 6 ans

Taxe sur le chiffre d'affaires (TVA, taxes assimilables, ...) : Date de déclaration + 6 ans

Social

Statut d'une société, GIE ou Association : Date de perte de personnalité morale ou radiation + 5 ans

Comptes annuels (bilan, comptes de résultats, ...) : Date de clôture d'exercice + 10 ans

Actes liés au fonctionnement de la société : 5 ans

Gestion du personnel

Bulletin de paie : 5 ans

Registre unique du personnel : Date de départ du salarié + 5 ans

Documents liés au dossier du personnel (contrat de travail, salaires, primes, ...) : 5 ans

Documents liés aux charges sociales : 3 ans

Comptabilisation des jours de travail des salariés : 3 ans

Comptabilisation des horaires de travail des salariés : 1 an

Informations liées à l'inspection du travail et CHSCT : 5 ans

Déclaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie : 5 ans

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Assurance

Quittance, avis d'échéance, courriers de résiliation, preuves de règlement : Date document + 2 ans

Contrat : Durée contrat + 2 ans

Relevé d'information véhicule : Permanente

Assurance vie : 10 ans

Dommages corporels : 10 ans

Véhicules

PV pour amende forfaitaire (sans peine complémentaire) : 3 ans

Factures (achat, réparation, ...) : Durée conservation du véhicule ( + 2 ans en cas de revente)

Certificat d'examen du permis de conduire : 4 mois (jusqu'à réception du permis)

Banque

Chèque à encaisser : 1 an et 8 jours (au-delà de cette date, le chèque n'est plus encaissable mais la somme reste due)

Contrat de prêt (immobilier et consommation) et justificatifs : Dernière échéance + 2 ans

Relevés de compte et talons de chèque : 5 ans (contestation d'un débit frauduleux maximum 18 mois)

Famille

Avis de versement d'allocations familiales : 3 ans

Contrat de mariage, jugement de divorce, adoption, acte de reconnaissance d'un enfant, livret de famille : Permanente

Logement

Factures d'électricité, de gaz et d'eau : 5 ans (délai pour contester une facture)

Factures de téléphonie et internet : 1 an

Preuve restitution matériel : Date de restitution + 2 ans

Factures de travaux : Gros oeuvre 10 ans et petits travaux 2 ans

Certificat de ramonage : Durée d'occupation du logement + 1 an

Attestation d'entretien annuel de chaudière : Durée d'occupation du logement + 2 ans

Titre de propriété : Permanente

Preuve de paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès verbaux Assemblée Générale, ... : 10 ans

Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer : Durée de location + 3 ans

Courrier de révision du loyer : Durée de location + 1 an

Impôts et taxes

Déclaration de revenus et avis d'imposition sur le revenu : Année de déclaration + 3 ans

Avis d'impôts locaux (foncière ou habitation) : 1 an (3 ans en cas de dégrèvement, exonération ou abattement)

Travail

Bulletin de salaire, contrat de travail et certificat de travail : Jusqu'à liquidation de la retraite

Attestation Assedic ou Pôle Emploi : Jusqu'à liquidation de la retraite

Reçu pour solde tout compte : 6 mois (à partir de la signature du salarié, sans signature 3 ans)

Echéance allocation chômage : Jusqu'à liquidation de la retraite

Titre de paiement de la pension de retraite : Permanente

Santé

Récapitulatif de remboursements d'assurance maladie et maternité : 2 ans

Carte de mutuelle, demande de remboursement, ... : Voir délai prévu dans le contrat

Ordonnances : 1 an (lunettes 3 ans)

Preuves du versement des indemnités journalières : Jusqu'à liquidation de la retraite

Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé : Permanente

Certificats, examens médicaux et radiographie : Permanente

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