Qu'est ce qu'une Secrétaire Indépendante ?
Une chef d'entreprise
Elle est avant tout une chef d'entreprise qui vient soulager les dirigeants de PME, PMI, TPE, associations, ... dans leurs tâches quotidiennes. Comme elle est aussi responsable d'une entreprise, votre Secrétaire Indépendante comprend votre travail et les obligations qui en découlent.
Statut d'une Secrétaire Indépendante
Elles sont, pour la plupart, considérées comme Artisanes. Elles dépendent donc de la Chambre des Métiers. Celles qui font une majorité de traduction ou conseil aux entreprises sont en profession libérales.
Ces entreprises de Secrétariat Indépendant ont souvent le statut d'entreprise individuelle, d'auto entrepreneur, portage salarial, SARL ou EURL.
Diplômes et Expériences
Pour une prestation de qualité, votre Secrétaire Indépendante doit avoir le diplôme du Bac Pro Gestion Administration (anciennement le Bac Pro Secrétariat) ou le BTS Assistante de Gestion PME PMI. Ceux sont les deux diplômes les plus proches du métier de Secrétaire ou Assistante Indépendante.
Il est aussi préférable que votre Secrétaire Indépendante ait acquis de l'expérience et des compétences dans son métier pour mieux répondre à vos demandes.
Intervention d'une Secrétaire Indépendante
Elle intervient pour la sous-traitance de vos tâches administratives comme prestataire externe. Ce moyen vous permet d'externaliser le secrétariat de votre entreprise.
Votre Secrétaire Indépendante peut travailler sur le site de votre entreprise ou à distance.
Missions d'une Secrétaire Indépendante
Votre Secrétaire Indépendante ou Assistante de Gestion vous soulagera des tâches suivantes
Administratif
- Rédaction de documents, courriers
- Mise en forme de documents
- Transcription audio
Commercial
- Télémarketing (relance de devis, promotion de produits, ...)
- Prise de rendez-vous
- Rédaction de devis
- Recherche de prospects
Gestion des Ressources Humaines
- Déclaration d'embauche
- Recherche de nouveaux collaborateurs
Règlementation sur le métier de Secrétaire Indépendante
Contrat de mission
Comme tous les prestataires de service, votre Secrétaire Indépendante doit vous fournir un contrat de mission. Ce métier n'étant pas réglementé, ce contrat vous garantira le bon fonctionnement de la prestation. Votre Secrétaire Indépendante s'engage à vous fournir le travail demandé dans les conditions décrites.
Votre Secrétaire Indépendante se doit d'avoir une clause de confidentialité dans le contrat de mission. Ce document vous assure alors le secret professionnel. Toutes les informations partagées avec votre Assistante restent confidentielles.
Travaux comptables
Votre Secrétaire Indépendante peut faire de la saisie de factures clients et factures fournisseurs sans imputation comptable (opération d'affectation d'une pièce à un poste comptable). Celles-ci sont réservées au personnel interne à l'entreprise ou aux cabinets d'Expert-Comptable dont l'entreprise dépend.
En effet, la comptabilité est un métier réglementé et le chef d'entreprise qui souhaite externaliser sa comptabilité doit faire appel à un Membre de l'Ordre des Experts-Comptables suivant l'Ordonnance n° 45-2138 du 19 septembre 1945.
Le code pénal indique les sanctions en cas de sous-traitance d'actes comptables par une personne ne faisant pas parti des Experts-Comptables.
Une Secrétaire Indépendante porte différents noms : Secrétaire Indépendante, télésecrétaire, Assistante Indépendante, Assistante de Gestion, Assistante commerciale... Mais les bases restent semblables. Même si ce métier ne relève pas d'une réglementation spécifique, il obéit néanmoins à des dispositions légales.
